Dokumentenmanagement Einführung
Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung von Dokumenten in elektronischen Systemen. Zur genaueren Unterscheidung wird oft auch EDM Elektronisches Dokumentenmanagement (oder Electronic Document Management) benutzt. DMS ist eine Abkürzung für Dokumenten-Management-System.
Sie wird als Branchenbezeichnung benutzt. Mittlerweile gilt das Dokumentenmanagement als eine Komponente des ECM Enterprise Content Management.
Das allgemeine Verständnis des Dokumentenmanagement, wie es ursprünglich gemeint war unterscheidet sich stark von der deutschen Begriffsfindung. Als klassische Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn versteht man solche Lösungen, die aus der Notwendigkeit herrühren, Verwaltungsfunktionen für wachsenden Dateibestände zu schaffen.
Hierzu zählt man:
- dynamische Ablagesysteme
- Electronic Filing
- Compound Document Management
Die wesentlichen Eigenschaften sind:
- die visualisierte Ordnungsstrukturen
- Das Checkin/Checkout
- Die Versionierung und die datenbankgestützte Metadatenverwaltung
So markierte Dokumente sind auch über mehr Informationsfelder zu recherchieren. Beim Dokumentenmanagement sind beliebige Felder verfügbar wie z. B. die Kundennummer, die Auftragsnummer, der Betreuer usw. Eine wichtige Anwendung des Dokumentenmanagements ist die elektronische Akte. Hier werden aus unterschiedlichen Quellen alle nötigen Informationen zusammengestellt.Geschieht dies durch Berechtigungen, Statusmerkmale sowie Auswertung von Attributen der jeweiligen Dokumente sowie Dokumentklassen, spricht man von einer „virtuellen Akte“, die dynamisch zur Laufzeit generiert wird. Der Umfang und die Funktionalität von klassischen Dokumentenmanagementsysteme sind in der ISO-Norm definiert. Zur besseren Abgrenzung der klassischen Dokumentenmanagement spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen.
Dokumentenmanagement im weiteren Sinne
Unter dem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn versteht man verschiedene Systemkategorien sowie deren Zusammenspiel wie:
- Die Bürokommunikation
- Das Document Imaging
- Das Scannen
- COLD (Computer Output on Laserdisk)
- Der Workflow
- Die Groupware
- Die elektronische Archivierung
Die verschiedenen Dokumentenmanagement-Techniken sind voneinander abhängig. Zur Auswahl der passenden Bestandteile ist der Einsatz von auf spezialisierten Unternehmen sinnvoll. Der Einsatz einer unterschiedlichen Komponente ist nicht ohne den Zugriff auf weitere Komponenten sinnvoll. In allen Produktkategorien gibt es unterschiedliche Arten von Dokumenten. Dateimanagementsystemen verwaltet diese.
Der Einsatz der Datenbanken gestattet eine Handhabung von großen Informationsmengen sowie einen direkten Zugriff auf bestimmte Dokumente sowie Dokumentengruppen. Immer öfter werden Dokumentenmanagementsysteme als eine Informationsbasis eingesetzt. Das ist als Konsequenz für die Bereitstellung von Dokumenten zu sehen.
Noel Schütter
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